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電話システム導入を成功させる5条件はじめに…電話システムとは？電話は大変に身近なコミュニケーションツールです。職場でもご家庭でも、必ずお使いになられていることと思います。また現在では携帯電話やPHSなどの移動体通信機器も「持っているのがあたりまえ」になってきております。 これら電話でのコミュニケーションが円滑に行われるよう、通信を取りまとめて交通整理する役割を担っているのが電話システムです。電話システムは電話機と違って、普段から目にしているわけではありませんので、ついその存在に考えをめぐらせることを忘れがちです。いわば、縁の下の力持ちですね。 とくにたくさんの方の通話が錯綜する職場では、「電話の使い勝手がよくない」「なんとかしたいのだが…」といった声を耳にすることがあります。そんなときは是非、電話システムの存在を思い出してみてください。すぐれたコミュニケーション環境は、実は優れた電話システムによって成り立っているものなのです。 電話システムは専門の業者に発注するものだけに、導入にさいしてのポイントが見えにくいものですね。しかし成功している導入例を専門家の目から見ていくと、必ず満たされているいくつかの条件があります。 今回は、これから電話システムの導入を検討されている方、またはグレードアップをお考えの方のために、電話システム導入を成功に導くための必要条件をお伝えしたいと思います。 条件は5つあります。順を追ってご説明いたしますので、どうぞこれらのポイントを踏まえて、優れたコミュニケーション環境、安心して繋がるネットワーク作りをお考えください。 基本コンセプトがしっかりしているか？？何にでも「基本」はあるものです。では電話システムの基本コンセプトとは何でしょう？問われて答えると、こうしたものは漠然としがちです。そこでよく思い返していただきたいのが、「電話は人と人を結ぶコミュニケーションのツール」であることです。言い換えると、電話システムは物理的な機械の設備だけではないということです。 人が使うものには、必ず使い勝手というものがあります。電話システムを導入するさいには、ぜひそこにこだわっていただきたいと思います。 電話を使っていて、「ここをこうしたい」「こうなったらいいな」と思うときがあれば、それらを心にとめておいてください。電話システムの導入でその願いが達成されれば、必ず財産になるものです。 また人は変化するものですから、いくら良いシステムと言っても継続して使っていてご不自由を感じられることもあり得ます。電話システムを導入するにあたっては、フレキシブルな対応のできる業者さんにお願いすることが大事になります。 いずれにせよ、電話の使用目的を見据えて、土台のしっかりしたシステムをお考えになることが重要です。基本に忠実で信頼性の高いシステムを構築する・・・これが導入成功第１の条件です。 業務効率を向上させるシステムか？？今や電話は単に音声だけを届ける機械ではありません。通話の品質が良くなっていることはもちろんですが、加えて様々な機能を付加することができます。それらを有効に活用されることで、企業の業務効率は格段にUPします。 電話番号のメモをにらみながら何度もダイヤルする苦痛から、ワンタッチダイヤルが解放してくれます。かかってきた番号の表示や、リダイヤルなども便利な機能ですね。 また企業内の電話は、内線通話が実に多いものです。内線通話もワンタッチで呼び出しができて、別のフロアに居る者同士が隣あっているようにコミュニケーションできるメリットは計り知れません。 電話システムは企業の活性化をうながす、起爆剤にもなれるのです。成功している導入例では、業務の効率化を目指した、実に様々なサービスや機能が利用されています。業務内容や企業の特性に合わせた不機能が付加されている・・・これが導入成功第2の条件です。 総合的な通信網を見越しているか？？電話システムの機能は1対1の通話にとどまりません。企業内の電話機器を総合的に結び付けるのが電話システムの真骨頂です。 整ったシステムなら、本人以外が受けた電話を折り返すことなく転送することができます。電話を受けた人は、不在の申し開きをする必要がありませんから精神的な負担が軽減されます。かかってきた本人はどこにいてもお得意さまをお待たせすることなく通話ができますから、大切なビジネスチャンスを逃すことがありません。 現代のビジネスはスピードとオンデマンドが命です。情報のやりとりはいっそう重要性を増していますね。電話システムは単なる通話に留まらない、総合的な情報通信網の要でもあるのです。この点に見越して導入された電話システムは社の内外で高い評価が得られるでしょう。総合的な情報通信網として整備されている・・・これが導入成功第3の条件です。 コスト削減が視野に入っているか？？「電話システムが有用なのは分かった・・・しかし採算性はどうだろう？」とお考えでしょうか？設備投資される場合、当然考えなければならない課題ですね。 実は、電話システムは、より多くの情報を、より確実に早く、しかも低コストで伝えることができるシステムなのです。先に挙げた通話転送が分りやすい例になるでしょう。かかってきた電話を一旦切って、折り返し電話をかければ通話料金は御社のご負担になります。ところが転送を利用すれば、そのままかかってきた電話に応答しているわけですから、通話料は先方様のご負担になります。 また近年、通信キャリア各社よりの、割り引きサービスが続々登場していますね。これらのサービスを電話システムの中に有効に組み込むこともできます。御社の規模や特徴、顧客の特性など、さまざまな要素を考慮して、最適なサービスを組み込むことができます。 電話を「上手に使う（電話システムを導入する）」ことは、電話を「賢く使う（節約する）」ことでもあるのです。納入業者をお選びになるさいは、通信費用を押さえるノウハウを持ったところを検討されると良いでしょう。 投資に見合った成果が得られるよう、通信費用がカットできるシステムが構築されている・・・これが導入成功第4の条件です。 保守サービスは万全か？？もし緊急の事態が発生し、急いで連絡をとらなければならないときに、電話が繋がらないということはあってはなりません。増して仕事上の重要な連絡なら致命的ですね。そんなことが起こらないように、先手を打っておくことを忘れてはならないでしょう。 電話をかけると相手が出て、お話できる・・・あまりに当たり前のことですが、実はそのバックボーンになっている通信機器というのはたいへんに複雑で繊細なものです。これらは休むことなく、四六時中動いているものですから、定期的な保守や管理が必要です。 電話システムを導入するなら、納入業者が保守サービスやトラブル発生時の対応をどのように考えているか、よく確認しましょう。保守点検をないがしろにしては、いざというときに不安が残りますね。これではビジネスの重大な局面に対応できないかもしれません。業者がアフターケアやトラブル予防に対応している・・・これが導入成功第5の条件になります。 |
