あって欲しくないのがトラブルですが、実際には皆無ではありません。これから示すような様々なトラブルを、私どもは各方面で見聞きしております。電話システムを導入した後に、「しまった！」と思わないためには、業者の対処方法をよく確認しておく必要があります。また臨機応変に相談にのってくれる業者でないと、思い通りのシステムが構築できないものです。これらを言い換えると業者のポテンシャルはコンサルティングやアフターケアの面に現れるということになります。

思いきって投資し、電話システムを刷新するわけですから、後悔はしたくないものです。ぜひ以下の事例を参考にして、適切な判断をなさってください。

必要な機能はなにか？…要望をまとめよう

電話システムを導入する前に、いままで使っている自社の電話網になにが足りないのかを検討しておくとよいでしょう。実際に業者に発注するさい、具体的な検討をするためには是非とも必要な段取りです。

御社の業種、規模や、業務の細かい内容などから、自ずと電話に求められる機能が異なってきます。また、現場の声を拾い上げるなどして、現在使っている電話の不具合も明確にしておくとよいでしょう。

たとえば、営業の方が頻繁に外出されるのに、かかってきた電話の内容をメモにして机に置いておくだけでは、電話が活用されているとはいえません。そこで、かかってきた電話を外出先に転送する仕組みがあれば、ビジネスはぐっとスピードアップし、顧客の信頼も得られるはずです。現場で実際に電話をお使いの社員の皆様に接すると、意外にこういったご意見をいただくことが多いのです。

また、会社の規模を考えて、最適なシステムを導入するために検討すべきことも多々あります。たとえば、外線の電話番号をもっと増やしたいが、基本料金がかさむのは困る・・・といった要望があったとします。この場合、電話システムのコンサルティングを行っている業者なら、外線の本数はそのままに、電話番号を増やす方針の相談にのってくれるでしょう。

電話システムの仕組みは日進月歩ですから、「こんな機能があったらいいな」と思っても、具体的にどのようなシステムでそれが実現できるのか、なかなか掴みにくいでしょう。しかし「なにが必要か？」がはっきりしているなら、業者にその要望をぶつけてみるべきです。逆に言いますと、御社の要望をしっかり把握して、コンサルティングしてくれる業者が優良な業者と言えます。

電話システムは精密機械…点検・管理を怠らない

電話システムは精密機械の集積された、非常に複雑な装置から成り立っています。機械ですから当然、長期に渡って使っていると経年変化で劣化する部分が出てきます。ほっておいていざ、電話が繋がらないという事態を招かないためには、定期的な診断と補修が必要です。

たとえば、電話交換機にはバッテリーが内蔵されていますが、これは寿命のあるものですから定期的に交換しなければなりません。点検しないで放置しておいて、液が漏れだすと火災の原因にもなりかねません。実際に業者が納入して以降、交換せずに使用を続けていたバッテリーが、液漏れと漏電からモクモクと発煙し、消防車を呼ぶ大騒ぎになってしまった例があります。このような業者は、もってのほかです。できれば定期的な点検の契約を結ぶことが前提ですが、それでなくても危険を察知してバッテリーの交換時期を知らせてくれる業者が良心的と言えるでしょう。

また、思わぬ事故も起こることがあります。落雷や過電流など事故から、機器が正常に作動しなくなる場合があります。過電流によって故障した箇所を特定し、すみやかに部品交換を行わないと電話が通じません。浸水などで電話設備が濡れて、たくさんの部品交換が必要になることもあり得ます。そんなときに交換用の部品をただちに取り寄せるすべがないような業者では困ってしまいますね。部品の取り寄せがすぐできる、メーカーとの太いパイプをもった業者を選ぶべきです。

導入を前にしては、様々な機能や通話の品質など、いわば目に見える面にだけ注目しがちです。しかし長期にわたって、安心して電話システムをお使いいただくためには、保守や安全の面をないがしろにすることはできません。これらの点に関してよく確かめたうえで、業者をお選びになることをお勧めします。

安易な工事はトラブルのもと

ダイヤルすれば相手が出る。当然のことに思いがちですが、トラブルは思いもかけない時に発生するもの。とくに、受話器を上げても発信音がしない場合は、途方に暮れてしまいます。こんなトラブルがあっては困りものです。

電話がうんともすんとも言ってくれない場合、その多くは物理的な断線や装置の破損が原因です。電話回線は建物の中を縦横に走っていますから、人が足で踏み付けたり、机や椅子の脚で踏まれたりして断線するケースが結構あるのです。これらは、イージーな工事や機器の設置を行ったことで多発しがちなトラブルと言えるでしょう。

電話システムは建築と同じく、ち密な計算のもとに施工するべきものなのです。一度設置してしまうと、なかなか簡単に取り替えることのできないものだけに、準備や設計には念を入れることが肝心です。また施工するスタッフの技術力も、信頼に足るものでなくてはいけません。

仮にコスト面で安いからといって、安易な施工業者を選んでしまうと、後々になって悔やまれることになりかねません。業者選びは慎重にして、土台のしっかりしたシステム構築を目指しましょう。

念には念を入れて！停電対策を忘れずに

電話はコミュニケーションの生命線とも言えますから、災害時への対策は万全を期すべきでしょう。災害時は、病院や地域防災センター、避難指定施設などに人も情報も集中します。これらの機関では、仮に災害により停電したとしても電話が通じるように、停電対策が完備されていなければなりません。

停電時のバッテリー通電時間が短いと、すぐにバッテリーが切れてしまい通話ができなくなってしまいます。現在では、容量の大きい、通電時間の長いバッテリーがあります。また停電時の対応を電話機考慮した、多機能電話器も存在します。電話システム導入時には、これら停電対策の知識のある業者かどうかを、よく確認しておく必要があります。

保守・管理の体制は柔軟か？

保守サービスにも様々なレベルがあります。通常のサービスですと、平日の日中の対応のみということになります。しかし、病院やホテルなど、24時間体制で業務を行っているところでは、深夜のトラブル発生ということも考えられますね。

私の知るある公立病院で、深夜に水漏れの事故が起こり、電話交換機が水をかぶって通話不能になったことがあります。この病院は24時間、365日の保守サービス契約を業者と結んでいたので、すぐ担当者が駆け付けました。この保守サービスは、メーカーのバックアップも含んでいたので、すぐに交換部品が調達できたのが幸いしました。3時間後には通話が復旧したそうです。

24時間動き続ける病院などでは、このように深夜や休日でも柔軟に対応するサービスを行っている業者を選択する必要があります。業者を選ぶさいには、保守契約の内容をよく確認しましょう。

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