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電話関連コスト削減の秘訣電話はご承知のように、かければ必ず費用の発生するものです。この電話関連のコスト削減に頭を痛めていたっらしゃる経営者の方も多いのではないでしょうか。 そこで私どもの立場から、コスト削減の秘訣としてお教えしたいのが、電話システムのインテグレーションです。電話システムは、導入にこそ費用がかかりますが、長い目で電話関連のコストを見渡せば、かならず投資に見合ったリターンがあるものです。一見些細な事でも、チリも積もれば山となるの例えどおりなのです。これからそのメリットをいくつか挙げてみましょう。 PBXで回線数を統合御社はいったいどれくらいの外線本数をお持ちでしょうか？ぱっと答えられない方も多いでしょう。だとするならば、もしかするとあまり使われていない外線の直通電話があるかもしれません。それらは、ほとんど使用されないにもかかわらず、毎月の基本料金が発生しているのです。こんなムダは省きたいのが本音ですね。 そこで登場するのがPBXという装置です。これは、企業内の内線通話と、公衆回線を取り持つ装置の略称です。
このPBXは、内線の電話網を公衆回線に接続するための広い道路と言い換えることもできます。PBXを利用していない場合、直通の電話は平行して走る細い道のようなものです。すべての道が頻繁に往来していれば別ですが、電話使用の実体でそのようなことはあまり有りませんね。使用頻度の低い電話というのが必ずあるはずです。 通話の状況を交通に例えれば、細い道を何本も通しているより、全体の交通量をまかなえる広い一本の道路を通したほうが効率が良いはずです。もちろん、これは例えであって電話による通話の実体とは少し異なりますが、概念はこれでご理解いただけるものと思います。 PBXを利用することで、通話の全体量から直通の外線本数を決定することができようになるのです。極めて合理的ですね。 外線本数は少なくても、外線電話番号は豊富にしかし、直通の電話番号はより多くもっていたほうがビジネスには有利です。PBXはたしかにコストダウンに繋がるが、外部に知らせる電話番号は豊富に持っていたい・・・そんなご懸念は、PBXダイヤルイン方式が解消します。 PBXダイヤルイン方式では、外線電話の本数以上に、直通の電話番号を設定することができます。基本料金はかからずに、実に1本800円で外部からの直通電話が使えることになります。 たとえば、直通回線10本で20本分の直通電話番号を持つことも可能です。PBXの導入で基本料金は半減しますね。 どこからかけても本人がすぐ出ることは、御社の信頼にも繋がるでしょう。PBXダイヤルイン方式を役立てることで、コストは軽減し信頼はUPする…いいことづくめのシステムですね。 私用電話やムダ話しに聞き耳を…通話料金の見張り番悲しいかな社員の方の私用電話や長電話が通話コストを跳ね上げているケースも散見されます。中には悲鳴をあげていらっしゃる経営者の方も居られるかもしれません。またたとえ仕事の話しをしているにせよ、自分で電話代を払っているわけではないため、ついつい話しが長くなることもしばしば・・・だからといって常に見回って注意することもできませんね。 そこで経営者の貴方様にかわり、それらを見張って番をしてくれるのが、PBXの付加機能である通話料金管理装置です。この装置が導入されていれば、個別の発信ごとの記録を細かく参照することができます。もちろん、通話料を確認することが第一の目的として開発された装置ですが、波及の効果として私用の電話を牽制し、また長電話を防止することにも役立つのです。 いつ、誰が、どこに電話をかけ、どれくらい通話したか・・・が、記録されているわけですから、社員の方の電話に向かう心構えが自ずと違ってきます。電話をかける前に用件をまとめて、相手には手短に明瞭にお話しようと思うでしょうし、私用の電話などは控えるようになるでしょう。（それが当たり前なのですけどね） 記録はパソコン画面でいつでも確認できますから、煩雑な手続きは必要ありません。安心して利用することができるシステムです。 部課単位の集約機能通話料金管理装置の利点はまだございます。発信記録を後から参照するだけでなく、使用している部や課の単位で集約することが可能です。集約は専用のソフトウェアで行いますので、こちらも手間要らずです。 部課単位で通話料金を集約すれば、どの部署が電話をどれくらい使っているかが判ります。その記録を確かめていくと、おやおかしいな？と思うこともあるでしょう。たとえば取引先との都合でどうしても頻繁に連絡をとっているような場合もあるでしょうし、そうでない場合もあり得るでしょう。部署の責任者に確認してみるべきですね。 大切なのは、客観的な数値で発信の記録が残っているということです。これは、組織全体の通信コスト意識を高めますし、もしムダがあれば、削減に向けての具体的な目標を立てやすくします。 どのような単位で集約するかの設定も、任意で行うことができます。どうぞ自由なアイデアで、この機能をお役立てください。 PHS転送で折り返し電話を無用にかかってきた電話の当人が不在のとき、御社ではいかがなさっていますか？一旦電話を切ってから、当人を呼び出して折り返させてはいないでしょうか？これでは、通話料金が発生してしまいますし、第一先方をお待たせすることにもなって大変に失礼です。 PHSを導入すれば、かかってきた電話をPHSへ転送することが可能になります。もちろん通話料は先方持ち・・・しかもお待たせする時間がありませんから、料金は発生せず業務は円滑に進行します。 電話システムを導入することで、電話関連のコストをこのように削減できるのです。そればかりか、うまく利用すればビジネスのチャンスは拡大し、職場の活性化にも繋がります。どうぞ前向きなお気持ちで、電話システムの導入をご検討なさってください。 |
